Guide : réussir la mise en œuvre d’un WMS

La mise en œuvre d’un WMS (sigle anglais pour Warehouse Management System), que l’on peut traduire par logiciel de gestion d’entrepôt permet aux entreprises de numériser leurs opérations logistiques, d’éliminer les erreurs et de coordonner tous les processus qui se déroulent à l’intérieur et à l’extérieur de l’entrepôt.

Investir dans la numérisation des chaînes d’approvisionnement offre un avantage concurrentiel en plus d’une solution efficace pour répondre aux complexités de la logistique 4.0. Les tendances telles que les retours gratuits, l’omnicanalité ou la multiplication des références dans l’entrepôt exigent une gestion numérisée et automatisée pour maximiser l’efficacité dans l’installation.

Pourquoi mettre en œuvre un WMS ?

Un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) est une application digitale spécialisée dans l’ organisation, la coordination et l’optimisation de l’ensemble des processus logistiques d’une entreprise. Les principaux objectifs du logiciel sont de contrôler les flux de marchandises et de travail afin de maximiser les performances et, surtout, d’éliminer les erreurs dans les opérations telles que la préparation des commandes, l’attribution des emplacements de stockage et le contrôle des stocks.

La gestion et la visibilité des stocks en temps réel sont les principales raisons d’installer un WMS. Grâce à un programme logistique avancé le responsable de l’installation connaît à tout moment la quantité de stock disponible et l’emplacement des marchandises. Le logiciel automatise la gestion des emplacements dans l’entrepôt en fonction de critères définis à l’avance par le responsable logistique.

Un WMS contrôle les flux de marchandises dans l’installation tout en optimisant les déplacements des opérateurs et des engins automatisés. Le programme génère les itinéraires de préparation de commandes les plus efficaces, ce qui réduit les coûts de cette étape. De plus, parmi ses nombreuses fonctionnalités, le WMS coordonne les équipements nécessaires au picking, des terminaux mobiles radiofréquence aux dispositifs de voice-picking en passant par les dispositifs lumineux comme les systèmes de pick-to-light et de put-to-light.

En bref, un logiciel de gestion d’entrepôt est un outil clé pour relever les défis de l’entrepôt omnicanal comme la gestion des retours gratuits, la diminution des délais de livraison ou la multiplication des SKU. Comme le soulignent les auteurs de l’article de recherche ERP systems and warehouse management by WMS : « Aujourd’hui, il est difficile d’imaginer une réalisation efficace des processus logistiques sans des outils informatiques qui les soutiennent. » Selon les chercheurs de l’Université des sciences de la vie de Varsovie, « le WMS permet d’accélérer la réception et le retrait des marchandises dans l’entrepôt, de sélectionner des fournisseurs, de contrôler la qualité et les quantités de marchandises, et d’automatiser l’attribution des emplacements pour chaque produit. »

Le processus de mise en œuvre d’un WMS

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion d’entrepôt comprend généralement les phases suivantes :

• Définition du projet : phase initiale au cours de laquelle sont identifiés les besoins du client, les tâches à exécuter et la chronologie du projet. À ce stade, les processus opérationnels et les objectifs doivent être documentés par le client et le fournisseur du logiciel de gestion d’entrepôt.
• Conception de la solution : l’équipe d’ingénieurs du fournisseur conçoit une solution détaillée sur la base d’une analyse préalable des besoins du client, des flux de marchandises, des opérations dans l’entrepôt et de nombreux autres facteurs. Cette phase implique une réelle collaboration entre le client et le fournisseur pour définir l’application logicielle, ainsi que la configuration du matériel et de tous les équipements connectés au WMS.
• Configuration du système : avant le déploiement de la solution, le fournisseur du logiciel prépare soigneusement l’entrepôt. Ce travail comprend la configuration des terminaux radiofréquence ou des postes de travail, la formation des employés, ainsi que la désignation du nombre de licences disponibles. Cette étape inclut la vérification de toutes les fonctionnalités prédéfinies, par exemple, les règles d’attribution des emplacements, la mise en adéquation des flux de travail, les différents statut disponibles pour chaque référence et la bonne conception de l’entrepôt. Avant de passer à la production, le fournisseur effectue un essai pour s’assurer que la solution est prête à coordonner l’ensemble des processus de l’entrepôt.
• Démarrage : phase de mise en service du logiciel. Le fournisseur du WMS accompagne le client tout au long du processus de déploiement pour vérifier que la conception et la configuration de la solution numérique répondent aux besoins logistiques de l’entreprise.

Conseils pour la mise en œuvre d’un WMS

La réussite d’un projet de mise en œuvre d’un WMS repose sur la communication entre le client et le fournisseur du logiciel. Par conséquent, il est primordial qu’une entreprise envisageant d’installer un WMS, constitue en amont une équipe interne en charge de l’exécution du projet avec le fournisseur. Cette équipe doit être familiarisée avec le fonctionnement de l’entrepôt ainsi qu’avec les caractéristiques et les besoins logistiques de l’organisation.

Une fois l’équipe projet définie, il est temps de créer un plan interne de déploiement du logiciel avec des informations importantes comme le budget alloué, un plan de migration des données, la planification des sauvegardes, ainsi que les actions à mener pour le démarrage du logiciel.

Les données collectées par le logiciel sont essentielles pour garantir l’efficacité des processus numérisés. De même, lors de la migration d’un système à un autre (ou lors du transfert d’informations si l’entrepôt ne dispose pas d’un autre programme), il est crucial de veiller à ce qu’aucune erreur ne se produise.

Enfin, avant que le logiciel ne soit déployé, l’équipe qui pilote le projet collabore avec le fournisseur du logiciel pour former les opérateurs aux fonctionnalités du programme. La convivialité d’utilisation des logiciels de gestion d’entrepôt facilite la formation des opérateurs et raccourcit les délais de déploiement.

Un fournisseur de confiance pour la mise en œuvre d’un WMS

Le déploiement d’un WMS dans un entrepôt est une étape logistique importante pour toute entreprise, car elle signifie la numérisation des processus et la minimisation du risque d’erreurs résultant de la gestion et de la manutention manuelle. Néanmoins, le succès de la gestion numérique ne réside pas seulement dans les fonctionnalités avancées du logiciel. Il repose également sur la capacité du fournisseur à concevoir une solution logicielle personnalisée et adaptée en fonction des besoins et des exigences du client.

Chez Mecalux, nous sommes experts en conception et mise en œuvre de solutions intralogistiques globales. Notre logiciel de gestion d’entrepôt, Easy WMS, coordonne les processus de plus de 1 000 installations dans 36 pays et a été nommé dans le Magic Quadrant 2023 du cabinet de conseil Gartner.

Si vous souhaitez augmenter l’efficacité de vos processus logistiques et disposer d’un logiciel fiable qui maximise les performances de votre entrepôt, n’hésitez pas à nous contacter. L’un de nos expert vous proposera la meilleure solution digitale pour votre organisation.