La preuve de livraison électronique

Aujourd'hui, les livraisons de commandes sont de plus en plus rapides, il est donc essentiel d'offrir une expérience de livraison satisfaisante pour le client comme pour l'entreprise.

La preuve de livraison électronique ou proof of delivery (POD) en anglais, est un contrôle numérique de toutes les informations liées à la livraison d'une commande, un élément fondamental pour accélérer le dernier maillon de la chaîne logistique. Son utilisation en logistique étant de plus en plus courante, elle est devenue indispensable pour les sociétés d'e-commerce. Mais comment fonctionne exactement une preuve de livraison électronique et quels sont ses principaux avantages ? Nous vous l'expliquons dans cet article.

Qu'est-ce que la preuve de livraison électronique (POD) ?

La preuve de livraison électronique est un reçu numérique où une personne, ou une entreprise (l'acheteur), reconnaît avoir reçu d'une autre entreprise (l'émetteur), une marchandise ou une série de marchandises dans les quantités et les délais convenus au préalable.

La fonction de la POD est de faire preuve de l'existence et de l'exécution d'une livraison par l'enregistrement de l'heure et l'adresse de livraison, ainsi que du nom et de la signature du destinataire qui a accepté l'envoi. La quantité totale de produits reçus, ainsi que les caractéristiques de chacun d'entre eux, sont également constatées. L'émetteur peut accéder instantanément au document signé électroniquement et vérifier que le colis a été livré.

La proof of delivery s'est progressivement consolidé et aujourd'hui, la plupart des entreprises, notamment les prestataires logistiques, l’utilisent pour assurer un meilleur contrôle du processus de livraison.

Quelle est la différence entre l'accusé de réception et le POD ?

La principale et unique différence entre l'accusé de réception traditionnel et la preuve de livraison électronique réside dans la digitalisation du document, qui facilite la synchronisation immédiate des informations gérées entre le fournisseur et le client.

Si avec l'accusé de réception la signature est apposée sur un document physique, avec le POD elle se fait électroniquement à l'aide d'un dispositif électronique, par exemple une application mobile installée sur un smartphone. Bien entendu, la Proof of Delivery étant automatiquement enregistrée dans le système, il peut être consulté par l'expéditeur bien avant, en comparaison à l'accusé de réception, qui doit passer par le service administratif au préalable. Aussi, grâce à la preuve de livraison électronique, le travail onéreux d'archivage et de conservation requis par les accusés de réception n'est plus nécessaire.

Comment fonctionne un système de preuve de livraison électronique ?

Le fonctionnement de la preuve de livraison électronique peut être résumé en quatre étapes : 

• Importation des informations. La première étape consiste à saisir toutes les données et informations nécessaires dans le système : nº de commande, numéro de suivi (tracking number), description de la commande, adresse de livraison, nom de l'expéditeur et du destinataire, prix, etc.
• Synchronisation des commandes. Une fois toutes les informations importées, le logiciel synchronise les commandes à livrer afin qu'elles apparaissent sur le PDA ou le smartphone du livreur.
• Signature électronique. Lorsque le transporteur arrive à destination, il doit compléter la livraison par la signature électronique du destinataire. La plupart des appareils équipés du POD permettent, en plus de la signature, de prendre une photo du colis comme preuve de sa livraison en bon état ou de signaler, en cas d'accident, qu'il a été endommagé ou qu'il a subi un incident quelconque.
• Transfert d'informations. Une fois la livraison du colis terminée, un avis de livraison pour le destinataire et pour l'expéditeur est automatiquement généré par l'application. De cette manière, les deux parties ont une confirmation que la livraison a été effectuée, et reçoivent le document avec la signature du client ainsi que tous les détails de l'envoi.

Validité juridique de la preuve de livraison électronique

Tout document signé électroniquement est légalement valable et applicable dans toute l'Union européenne (ainsi que dans de nombreux autres pays, y compris les États-Unis).

Le Règlement (UE) n° 910/2014, aussi appelé eIDAS et entré en vigueur en 2016 dans toute l'Europe, constitue le cadre légal européen donnant une validité juridique aux signatures électroniques. Aux États-Unis, elles sont possibles grâce à la loi ESIGN et à la loi sur les transactions électroniques ou Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Les avantages de la preuve de livraison électronique

L'utilisation de la preuve de livraison électronique offre les avantages logistiques suivants : 

• Productivité : l'utilisation d'une preuve de livraison électronique accélère les livraisons (les délais sont réduits) et facilite la gestion ultérieure des informations.
• Plus d'informations : la quantité d'informations recueillies par un accusé de réception en papier est limitée par rapport à l'Electronic Proof of Delivery, auquel des images du produit livré peuvent être jointes.
• Réduction des coûts : la digitalisation élimine les coûts de stockage et de personnel engendrés par l'archivage des documents.
• Efficacité : le traitement manuel de toutes les informations liées à la livraison peut entraîner des erreurs ou la perte de documents, ce qui est impossible avec la preuve de livraison électronique.
• Traçabilité : le système sur lequel s'appuie la preuve de livraison électronique offre également des informations relatives au statut de l'envoi. Vous pouvez ainsi consulter sa localisation à tout moment.
• Satisfaction du client : la traçabilité permet aux entreprises d'identifier rapidement les incidents éventuels et d'en informer le destinataire du moment exact où il recevra son produit, améliorant ainsi la satisfaction du client final.
• Durabilité : il n'est jamais trop tard pour éliminer le papier afin que votre activité soit plus durable et respectueuse de l'environnement.

Grâce à l'electronic proof of delivery, non seulement les entreprises ont la garantie que les colis seront bien livrés, mais aussi elles bénéficient des nombreux avantages de cette technologie.

Le rôle du WMS dans la preuve de livraison électronique

Il convient de souligner que la preuve de livraison électronique est un service principalement rattaché aux entreprises de transport, chargées de fournir un service efficace et sans erreur au client final.

Un système de gestion d'entrepôt tel qu'Easy WMS fait le lien entre l'entrepôt et le transporteur. À travers son module Préparation et gestion des expéditions, ce WMS fournit au prestataire logistique toutes les informations relatives à la commande afin que l'expédition soit efficace : l'étiquette d'expédition, le bon de livraison correspondant et le tracking number. Easy WMS collabore avec les principales entreprises de transport, et toutes utilisent la preuve de livraison électronique lors de la livraison des commandes.

La POD, au service de la technologie

La preuve de livraison électronique constitue le dernier maillon pour une visibilité, en temps réel, de l'ensemble de votre chaîne logistique. S'il existe encore des entreprises qui utilisent les accusés de réception sur papier, il y a une tendance à miser sur la preuve de livraison électronique afin d'avoir une gestion digitale du processus de livraison et de dynamiser le flux des informations logistiques.

Chez Mecalux, nous sommes spécialisés dans l'application de la technologie à la logistique. C'est pourquoi, si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos opérations, du stockage à la gestion, n'hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous accompagner et vous conseiller.