Logiciel d’approvisionnement associé à un WMS

La nécessité d’un contrôle des stocks plus précis a incité de nombreuses entreprises à investir dans des solutions numériques pour gérer leurs processus logistiques. Un logiciel d’approvisionnement est un programme de gestion spécialisé dans l’automatisation du processus d’achat des produits, depuis la passation de la commande jusqu’au paiement du fournisseur.

Pour coordonner l’achat de matières premières ou de produits finis avec les flux de l’entrepôt, il est courant de compléter le logiciel d’approvisionnement d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS).

Qu’est-ce qu’un logiciel d’approvisionnement ?

Un logiciel d’approvisionnement est un programme de planification d’acquisition de stocks, et de sélection et de gestion des fournisseurs. Cette application de gestion d’entreprise coordonne l’ensemble du cycle d’achat avec un seul outil, en organisant tous les processus et en facilitant le contrôle des coûts dans cette opération. De plus, le programme automatise la génération, le traitement et l’impression de la documentation nécessaire, comme les bons de livraison et les factures, entre autres.

L’application est dotée de fonctionnalités pour plusieurs services, car elle intègre dans un seul espace les bons de commande de matériel et de produits émis par les différents pôles de l’entreprise. La gestion complète des achats évite les erreurs, tout en permettant d’organiser et de coordonner les commandes, mais également de suivre des entrées de stock.

Les logiciels d’approvisionnement les plus avancés permettent également aux responsables de différents service (achats, logistique ou production) de contrôler le processus d’approvisionnement des marchandises en suivant et en analysant les dépenses en temps réel. La planification de la demande est l’opération qui bénéficie le plus de la mise en œuvre d’un logiciel d’approvisionnement : le programme peut être synchronisé avec d’autres applications logistiques pour réaliser la prévision de la demande.

Cependant, les logiciels d’approvisionnement ne pourront pas vous aider à gérer vos stocks au sein de l’entrepôt. Certes, ils assurent le suivi de l’acquisition des produits, mais ils ne contrôlent pas le processus de réception et d’attribution des emplacements. La solution à ce problème consiste à compléter ce type de logiciel d’un programme de gestion d’entrepôt qui contrôle les opérations en temps réel.

Un logiciel de gestion d’entrepôt peut-il améliorer l’approvisionnement ?

Un logiciel de gestion d’entrepôt est un programme logistique spécialisé qui organise l’ensemble des processus se déroulant dans une installation, de la réception des marchandises à l’expédition des produits en passant par la préparation des commandes.

Un outil de gestion des opérations logistiques, c’est-à-dire un WMS, peut être utilisé pour compléter les tâches du logiciel d’approvisionnement et accroître l’efficacité du processus d’acquisition des stocks. La numérisation des opérations logistiques d’une entreprise à l’aide d’un logiciel de gestion d’entrepôt garantit le contrôle des stocks en temps réel. Le responsable des achats a une visibilité totale de la quantité et de l’état des produits stockés dans l’installation, ce qui permet d’éviter les ruptures de stock ou à l’inverse, un excès de stock (surstock). Les deux situations peuvent impacter les performances de l’entrepôt, entraînant des surcoûts ou des backorders (commandes différées).

Le système de gestion d’entrepôt automatise les processus tels que la réception des marchandises et l’attribution des emplacements de stockage : sur la base de stratégies prédéterminées par le responsable logistique, le logiciel guide les opérateurs dans leurs tâches au moyen de terminaux mobiles radiofréquence, minimisant ainsi le risque d’erreur dans ces opérations logistiques.

Logiciel d’approvisionnement : gestion optimale des stocks de l’entrepôt

Compléter un logiciel d’approvisionnement avec un WMS permet au responsable logistique d’avoir une traçabilité complète des produits à tout moment. Le logiciel veille au bon déroulement des processus au sein de l’entrepôt, ce qui permet de réduire les coûts logistiques à moyen et long terme. Lorsque les marchandises arrivent à l’entrepôt, le logiciel de gestion d’entrepôt est essentiel pour automatiser le processus de réception, aussi bien dans les entrepôts manuels (où les opérateurs travaillent avec des terminaux RFID connectés au logiciel), que dans les installations automatisées, où le logiciel coordonne tous les engins automatisés.

L’intégration de l’information entre les deux logiciels permet au programme de gestion d’entrepôt d’inspecter et de valider la marchandise qui arrive dans l’installation. Dans les chaînes d’approvisionnement intégrées, après la confirmation d’un bon de commande, le WMS reçoit souvent un advanced shipping notice (ASN). Ce document électronique contient des informations pertinentes telles que la date d’expédition, les caractéristiques de l’unité de charge ou encore les conditions de livraison.

Le contrôle des stocks est vital pour le processus d’approvisionnement, car il évite d’acheter des produits inutilement et élimine les dépassements de coûts liés à un excès de stock. Dans cette opération, le WMS joue un rôle fondamental : il attribue un emplacement optimal à chaque produit en fonction d’un ensemble de critères et de règles prédéterminés par l’entreprise. « Le système dirige et optimise également le repositionnement des stocks en fonction d’informations en temps réel sur l’état d’utilisation des conteneurs. Un WMS contrôle l’état des produits dans l’entrepôt et l’inventaire de l’infrastructure physique, les systèmes de suivi et la communication entre les postes de travail », souligne le professeur spécialisé dans l’approvisionnement via des outils TIC, Bernardo Nicoletti, dans son livre Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.

Logiciel d’approvisionnement et digitalisation des entrepôts

Un logiciel d’approvisionnement est un outil intéressant pour intégrer tous les achats des services d’une entreprise dans un seul programme. Pour une gestion efficace de ces achats, le logiciel d’approvisionnement est généralement synchronisé avec un programme de gestion d’entrepôt, qui automatise la réception des marchandises, organise le processus de stockage et maintient le contrôle des stocks en temps réel.

La mise en œuvre conjointe d’un logiciel d’approvisionnement et d’un logiciel de gestion d’entrepôt est synonyme d’un processus d’achat efficace coordonné avec les besoins logistiques de l’entreprise. Ce qui élimine les surcoûts liés aux stocks excédentaires et permet d’approvisionner l’entrepôt et les centres de production au moment opportun.

Easy WMS de Mecalux est un programme avancé de gestion d’entrepôt qui garantit une traçabilité complète des produits. Le logiciel s’interface avec les différents programmes intervenant dans la chaîne d’approvisionnement (par exemple le logiciel d’approvisionnement) pour assurer l’efficacité des opérations de stockage, de préparation et d’expédition des commandes. Vous souhaitez en savoir plus sur Easy WMS ? N’hésitez pas à nous contacter. L’un de nos experts vous proposera la meilleure solution digitale pour votre logistique.