Qu'est-ce qu'un bon de préparation de commandes et comment le rédiger ?

Le bon de préparation de commande (également appelé liste d'extraction ou ordre de picking) est un document indispensable à l’optimisation de la préparation de commandes.

Le picking est sans aucun doute l'une des opérations logistiques nécessitant le plus d'organisation et de précision. Son optimisation est clé pour rendre la chaîne logistique compétitive et garantir la livraison, sans erreur et dans les délais convenus, des commandes.

Pour cela, les opérateurs utilisent un ordre d'extraction. Mais que doit contenir exactement une liste de picking (ou picking list) ? Est-il possible de l'optimiser à l'aide d'un logiciel pour la rendre plus efficace ? Nous vous l’expliquons dans cet article.

Qu’est-ce qu'un bon de préparation de commande ?

Le bon de préparation de commande est un document interne regroupant toutes les instructions à suivre par un opérateur pour préparer les commandes.

Un ordre de picking classique comprend généralement les informations concernant l'envoi, l'emplacement de la marchandise et tout autre élément lié à la préparation de la commande, tel que l'itinéraire à suivre par l'opérateur. En implantant un logiciel de gestion d'entrepôt, la liste d'extraction peut être automatiquement générée en format numérique, voire transmise par commande vocale, comme on l'explique ci-après.

En somme, l'objectif de l'ordre d'extraction est de fournir à l'opérateur toutes les informations nécessaires pour préparer et expédier la marchandise de manière organisée et sécurisée, évitant ainsi les habituelles erreurs de préparation de commandes.

Le contenu du bon de préparation de commande

Un bon de préparation de commande standard peut être divisé en trois sections, en fonction des informations qu'il contient. Grosso modo, il contient les informations suivantes :

• Informations sur le bon de commande. Dans la partie supérieure de l'ordre de picking, on trouve le nom de l'entreprise qui prépare la commande, le numéro d'ordre attribué au processus de picking, la date, le code ou les informations de l'opérateur chargé de la préparation, la zone de l'entrepôt où se trouvent les marchandises, le type d'envoi (normal, urgent, fragile, etc.) et le numéro d'expédition ou d'envoi. 
• Informations sur les produits à prélever. La partie centrale du document comprend le numéro de l'allée, le rayonnage où se trouve chaque article et le niveau de stockage, ainsi que la description des marchandises avec le code interne, la quantité nécessaires et le stock restant après l'exécution de l'ordre de picking. 
• Remarques et validation du bon de préparation de commande. En bas, un espace est réservé pour toute remarque (marchandise en mauvais état, conteneurs cassés, etc.) et trois cases destinées aux signatures de l'opérateur qui a réalisé le picking, du salarié qui reçoit les articles et prépare l'envoi, et de la personne chargée de traiter l'expédition de la commande.

Il convient de noter que ce modèle d'ordre d'extraction peut être modifié en fonction des besoins de chaque entreprise. En effet, les versions numériques d'un ordre de picking créées par un logiciel peuvent être beaucoup plus simples en matière d'information affichée, afin d'augmenter la productivité des opérateurs. 

Les types de bon de préparation de commande

Le bon de préparation de commande peut varier légèrement en fonction de certains éléments tels que la méthode de préparation de commandes, le volume de produits composant chaque commande, le flux de marchandises, etc. Voyons les types d'ordre de picking les plus courants : 

• Le bon de préparation de commande individuel. Il présente les produits qui composent une seule commande. L'opérateur réalise le picking des produits appartenant à une même commande et les transféré ensuite vers la zone d'expédition. 
• Le bon de préparation de commande par lots. Il regroupe les produits de plusieurs commandes que l'opérateur récupère en un seul itinéraire, à travers un batch picking. Dans ce cas, une zone de consolidation est nécessaire (après passage par la zone d'expédition) pour finaliser la commande avec le reste des articles. 

Le type d'ordre d'extraction est directement lié aux différentes méthodes de préparation de commandes. 

L'importance du WMS pour le bon de préparation de commande

L'ordre de picking peut être livré sur un support papier ou en format numérique. Pour créer une liste d'extraction automatique, il faut disposer d'un système de gestion d'entrepôt (WMS).

Le WMS génère l'ordre de picking qui permet aux opérateurs, soit au moyen d'une liste papier, soit à l'aide de terminaux de radiofréquence ou de dispositifs d'aide au picking (comme le voice-picking), de préparer rapidement et sans erreurs les commandes. 

Le système de gestion d'entrepôt, tel que Easy WMS de Mecalux, génère automatiquement le bon de préparation de commande après réception de la commande passée par le client. Grâce au suivi de l'emplacement de chaque produit, le logiciel indique à l'opérateur le numéro d'allée et de rayonnage ainsi que le niveau de stockage, la quantité à extraire, etc. Lorsque des terminaux sont utilisés à la place du papier, l'ordre apparaît directement sur l'écran pour guider l'opérateur étape par étape, lui indiquant où prendre chaque produit et en quelle quantité. Chaque commande est complétée par la lecture de codes-barres des marchandises, du rayonnage, etc. qui garantissent la bonne exécution de chaque action.

Ensuite, il attribue un numéro au conteneur dans lequel les articles seront déposés en attente de leur expédition. Le WMS offre également la possibilité d'effectuer manuellement toute modification ou action liée à la tâche, ainsi que de saisir des commentaires pertinents. 

Le logiciel organise et dirige la préparation des commandes en tenant compte de certains éléments tels que l'aménagement ou layout de l'entrepôt, la priorité de l'envoi, la méthode de picking utilisée, le nombre d'opérateurs, etc.

Un exemple de bon de préparation de commande

Bien que le principe soit le même, la structure et la création de l'ordre de picking peuvent varier selon que son traitement soit manuel ou au moyen d'un WMS. Voyons par exemple un bon de préparation de commande individuel d'une entreprise de distribution :

Si l'ordre de picking est exécuté manuellement, la personne chargée de recevoir les ordres doit renseigner sur le document toutes les informations associées afin que le magasinier puisse préparer la commande. Pour ce faire et en l'absence d'un WMS, il est nécessaire de connaître le layout de l'entrepôt et l'emplacement exact de chaque article, ainsi que d’organiser, si possible, la liste des produits en fonction de l'itinéraire optimal que l'opérateur devra parcourir. 

Avec toutes ces informations, l'opérateur peut commencer à préparer les commandes à l'aide d'un chariot préparateur de commandes, en déposant les articles dans l'unité de charge qui servira à leur distribution ultérieure et en spécifiant le nombre d'unités disponibles sur le rayonnage. Lorsque l'itinéraire est terminé et que tous les produits sont prêts, l'opérateur rédige ses observations et remet le bon signé à la personne responsable de la préparation de l'envoi pour une expédition ultérieure. 

Dans le cas où l'on dispose d'un WMS, le processus de création et d'exécution du bon de préparation de commande est considérablement optimisé et la préparation des commandes est plus rapide et sans erreur. 

Dès que vous entrez le bon de commande demandé par le client, le système produit automatiquement la liste d'extraction. Ensuite, il informe l'opérateur qu'il y a une commande à préparer et celui-ci, avec un terminal radiofréquence, une machine de préparation de commandes et une unité de charge spécifique, suit les instructions du logiciel. 

Lorsqu'il récupère les produits, l'opérateur scanne le code barre de l'article et confirme l'opération avec le terminal RF. Voici comment fonctionne un ordre de picking à l'aide d'un terminal RF et d'un WMS : 

Dans le cas de Easy WMS, le logiciel comprend également comme fonctionnalité la possibilité d'imprimer le bon de préparation de commande si l'opérateur souhaite l'utiliser lors de la préparation de la commande. 

Le bon de préparation de commande : la clé d'un stockage efficace

Pour disposer d'une chaîne logistique optimisée et pleinement fonctionnelle, il est fondamental que les opérations de picking soient effectuées sans erreur et dans les meilleurs délais. Pour ce faire, il est nécessaire de s'appuyer sur un ordre de picking qui facilite le travail des opérateurs. 

Si vous utilisez toujours la méthode manuelle pour préparer le bon de préparation de commande et que vous pensez qu'il est temps de faire évoluer votre entrepôt, contactez Mecalux afin que nous présentions comment un WMS peut vous aider à améliorer la préparation de vos commandes en générant des ordres de picking efficaces.