La centrale d'achat IXOS cealco numérise sa logistique pour offrir un service flexible

Une transformation en cours

En 1977, la fusion d'un groupe de grossistes du secteur de la plomberie, de la climatisation et du chauffage a donné naissance à la centrale d'achat IXOS cealco. Sa mission quotidienne : acheter, stocker et expédier des fournitures pour les sociétés du groupe.

IXOS cealco compte de nombreux partenaires et fournisseurs, dont certains existent depuis plus de cent ans. Le groupe accumule ainsi un savoir très précieux, résultat de sa longue expérience, et se positionne comme un acteur majeur dans la distribution d'articles de plomberie et de chauffage.

Ces dernières années, l'entreprise a dû faire face à de nombreux changements dans son activité. Elle a lancé sa propre marque « Concept », avec une large gamme, de plus de 1 000 articles, destinée aux installations de plomberie et de climatisation. L’entreprise a également étendu sa présence internationale en Allemagne, en France, en Belgique ou encore en Pologne, par l’intermédiaire du groupe européen EDT. Il s'agit de la plus grande organisation en Europe représentant des grossistes indépendants, spécialisés en produits sanitaires et chauffage.

IXOS cealco a lancé l'un de ses projets les plus ambitieux à ce jour : la création d'une chaîne de magasins appelés IXOS et répartis sur tout le territoire espagnol.

Manuel Hervás, responsable logistique chez IXOS cealco, explique le projet IXOS qui a supposé un grand effort, mais aussi une grande satisfaction : « Nous avons utilisé tout notre savoir-faire en tant que centrale d'achat pour ouvrir nos magasins. Nous souhaitons nous rapprocher de nos clients, pour les aider plus rapidement et plus efficacement ».

Intégration du WMS à l'ERP

À Granollers, à seulement 26 km de Barcelone, IXOS cealco possède un entrepôt de 5 000 m² où elle gère 5 000 références au total. Cet entrepôt multicanal approvisionne les magasins IXOS, ainsi que les 93 points de vente partenaires du groupe. Pour l'instant, seuls sept magasins existent dans le nord de l'Espagne (le premier a été ouvert en 2019 à Vitoria, en 2020 trois autres ont suivi au Pays Basque et trois en Navarre), mais la société prévoie de nouvelles ouvertures dans les mois à venir.

L'entrepôt se compose de deux bâtiments : le principal, le plus grand, stocke la plupart des marchandises (principalement des palettes et des tuyaux de 5 à 6 m de long) ; le second, le plus petit et situé juste à côté, est destiné à la préparation des commandes de petits articles.

Avec l'ouverture des magasins IXOS, les opérations de l'entrepôt sont devenues plus complexes. Désormais, il gère non seulement un grand nombre de références très diverses et variées, mais prépare aussi de nombreuses commandes destinées aux magasins comme aux partenaires de IXOS cealco. Dans ce contexte, l'entreprise a décidé de moderniser et de perfectionner sa logistique.

Auparavant, la société surveillait sa chaîne logistique à l'aide de Sage X3 ERP et de Microsoft Dynamics NAV. Ces systèmes ont été conçus pour effectuer les opérations quotidiennes les plus élémentaires de l'entrepôt (par exemple, le suivi des réceptions et des expéditions) et pour préparer un nombre limité de commandes. L'augmentation du volume de commandes a contraint IXOS à modifier ses processus.

L'entreprise recherchait un système plus sophistiqué et plus avancé pour gérer sa logistique, un système capable d'augmenter la productivité de ses opérations. Selon Manuel Hervás, « c'est alors que nous avons sérieusement envisagé de mettre en place un système de gestion d'entrepôt (WMS) offrant certaines garanties et bénéficiant d'un certain prestige sur le marché ».

Cependant, le responsable logistique d’IXOS cealco ajoute que « notre priorité était de s'assurer que le WMS s'intégrerait facilement à l'ERP et qu'il s'adapterait aux changements. Cet entrepôt est le premier à être affecté au projet IXOS, mais nous espérons ouvrir d'autres magasins et entrepôts à l'avenir et nous voulons que tous puissent s'y intégrer aussi facilement ».

Après avoir étudié différentes options, l’entreprise a opté pour Easy WMS, le système de gestion d'entrepôt de Mecalux. « Il nous a été recommandé parce que ses capacités et ses fonctionnalités répondaient largement à nos besoins. La décision a été claire pour nous dès que nous avons vérifié qu'il pouvait s’intégrer sans aucun problème avec notre ERP Sage X3 » explique Manuel Hervás.

L'objectif de cette intégration est la communication permanente et bidirectionnelle entre le WMS et l'ERP d’IXOS cealco. De cette façon, les deux systèmes se transfèrent des données et des informations pour une meilleure productivité des opérations.

Comment optimiser les opérations ?

Deux opérations principales sont effectuées dans l'entrepôt : la réception des marchandises et la préparation/expédition des commandes.

Easy WMS peut optimiser ces opérations de deux manières. D'une part, en contrôlant le stock pour éviter des ruptures qui provoqueraient des interruptions du service. D'autre part, en indiquant aux huit opérateurs de l'entrepôt comment réaliser leurs tâches et en concevant des itinéraires de déplacement au sein de l'entrepôt qui minimisent les distances à parcourir.

Les opérateurs utilisent des terminaux radiofréquences pour communiquer avec le WMS en temps réel. « Notre équipe travaille avec ce matériel depuis des années. Lorsque nous avons décidé de mettre en œuvre Easy WMS, nous avons insisté sur le fait qu'il devait être intuitif et convivial », ajoute le responsable logistique.

Des réceptions largement améliorées
Manuel Hervás affirme que « Easy WMS nous a notamment aidé à améliorer les réceptions. Avec le même effectif, nous sommes maintenant plus performants et plus rapides qu'avant ». Chaque jour, entre 50 et 60 palettes sont reçues en provenance d'Espagne, mais aussi d'autres pays comme l'Italie, l'Allemagne ou la Bulgarie.

L'ERP notifie à l'avance à Easy WMS les articles qui vont arriver, ainsi par la suite les opérateurs vérifient qu’aucun n’est manquant. Le fait de travailler avec les avis préalables d’expédition ou ASN (Advanced Shipping Notice) améliore la sécurité des approvisionnements en marchandises et minimise les risques d'erreurs.

25 % des palettes sont mono-références, c'est-à-dire que tous les articles d'une même palette sont de la même référence. Il suffit alors aux opérateurs de lire l’étiquette collée sur ces palettes à l'aide des terminaux radiofréquences pour que le WMS puisse identifier l'article reçu.

Des produits à l'unité et de références différentes sont également reçus. Au fur et à mesure de leur identification, ils doivent être regroupés sur des palettes selon les instructions données par Easy WMS.

Une fois tous les articles identifiés, le WMS leur attribue ensuite un emplacement en fonction de leurs particularités et du niveau de la demande. Comme l'explique Manuel Hervás, « le critère suivi lors du stockage des marchandises est le FIFO (first in, first out). Même si la majorité de nos produits n'ont pas de date de péremption, nous nous assurons qu'ils sont expédiés suivant l'ordre d'arrivée à l'entrepôt ».

Certains des produits reçus sont directement expédiés sans être stockés. Cette méthode de travail, connu sous le nom de cross-docking, permet d'accélérer l'expédition des commandes et de libérer de l'espace de stockage. Elle est appliquée lorsqu'un produit reçu fait partie d'une commande en cours.

Des opérateurs spécialisés selon les commandes et les articles
L'ERP informe également Easy WMS des commandes à préparer et expédier. Chaque jour, 35 à 40 commandes sont envoyées, chacune comptant 30 à 35 lignes. Au total, jusqu'à 60 palettes sont constituées, soit plus de deux camions complets de marchandises.

Les opérateurs sont spécialisés par type d'articles, zones et équipements de travail. Par exemple, l'opérateur chargé de préparer des commandes de tuyaux se limite à retirer et manipuler les tuyaux. Easy WMS transmet des ordres personnalisés à chaque opérateur selon sa localisation dans l'entrepôt et, donc, des articles qui se trouvent autour de lui.

La méthode de regroupement des commandes utilisée permet de préparer plusieurs commandes simultanément sur un même chemin de préparation dans l'entrepôt. La plupart des commandes contiennent du stock provenant de différentes zones de l'entrepôt. C'est pourquoi, plusieurs opérateurs préparent une partie de chaque commande en laissant le stock prélevé dans la zone de consolidation.

Dans cette zone, les articles composant une même commande sont regroupés sur des palettes. Ils sont ensuite filmés, étiquetés et transférés vers le quai d'expédition, où ils resteront en attente jusqu'à leur chargement dans le camion.

Pour charger un camion, les opérateurs suivent les instructions données par le WMS. Ce dernier leur indique les marchandises à déposer dans le camion et l'ordre. Par exemple, les articles qui seront livrés en premier sont déposés dans le camion en dernier.

Un saut qualitatif en termes de gestion d'entrepôt

La centrale d'achat IXOS cealco a décidé de rendre sa chaîne logistique plus flexible en installant le système de gestion d'entrepôt Easy WMS de Mecalux. Grâce à ce logiciel, l'entreprise peut poursuivre son développement, répondre aux besoins des entreprises du groupe, et s'adapter aux nouvelles exigences du marché.

Le WMS pilote à présent l’entrepôt d’IXOS cealco à la place de l’ERP, augmentant ainsi la performance de ses processus. « Le WMS s'est adapté à la façon de travailler et aux particularités de notre entrepôt », explique le responsable logistique d’IXOS cealco.

Après le perfectionnement de la gestion de son entrepôt, l'entreprise envisage à l'avenir d’effectuer un contrôle plus précis du stock disponible dans ses magasins. Pour ce faire, elle pourra compter sur le module Store Fulfillment d’Easy WMS, qui coordonnera les opérations des magasins et de l'entrepôt, ainsi que le transfert des articles sans erreur.

Easy WMS étant conçu spécifiquement pour répondre aux besoins de chaque entreprise, IXOS cealco dispose d'une logistique fluide et un service efficace.

Manuel Hervás - Responsable logistique chez IXOS cealco
« L'une des caractéristiques les plus remarquables d'Easy WMS est sa facilité d'intégration à notre ERP Sage X3. De plus, Easy WMS s'est bien adapté à notre entrepôt et a amélioré les opérations. Maintenant, nous sommes en mesure de faire face sans problème aux éventuelles évolutions de notre activité. Par exemple, l'ouverture de nouveaux magasins et de nouveaux entrepôts. »

Les avantages pour IXOS cealco

• Un système adaptable : Easy WMS s'ajuste aux tendances du marché et aux éventuels changements futurs au sein d’IXOS cealco, comme l'ouverture de nouveaux magasins IXOS.
• Intégration à l'ERP : Easy WMS a été intégré à l'ERP Sage X3 d’IXOS cealco. Les deux systèmes échangent des données et des informations afin d'optimiser les opérations de l'entrepôt.
• Une multitude de références : le WMS contrôle l'ensemble du stock, composé par 5 000 références aux dimensions et caractéristiques variées.
• Une variété de commandes : le système organise et supervise également la préparation des commandes. Ces dernières peuvent être envoyées aux points de vente des partenaires d’IXOS cealco, comme aux magasins IXOS.