IRIS optimise les opérations de son entrepôt à l’aide du logiciel Easy WMS de Mecalux

IRIS, installateur, mainteneur et réparateur de matériel informatique

Basée à Billy-Berclau (Hauts-de-France), IRIS propose des solutions et des services IT aux entreprises de tous secteurs, notamment du retail et de la santé. L’entreprise fournit des solutions matérielles et de maintenance adaptées aux besoins du client, ainsi que du support à distance et sur site 7 jours sur 7. Fondée en 2009, IRIS est une entreprise avec plus de 300 clients, présente dans plus de 30 pays et réalisant un chiffre d'affaires annuel dépassant les 15 millions d'euros.

IRIS est fortement engagée envers la qualité des services informatiques qu’elle offre. Forte de 15 ans d’expérience, l’entreprise privilégie la satisfaction de ses clients lorsqu’elle fournit les solutions demandées.

Pour servir ses clients avec un maximum d’efficacité, la logistique joue un rôle essentiel au sein d’IRIS. Et pour livrer des solutions matérielles en temps voulu, un contrôle rigoureux des marchandises est indispensable. « Le matériel informatique n’est pas un produit ordinaire, il exige des conditions de stockage idéales et une distribution rapide pour être disponible partout en Europe au moment opportun », précise Yves Courtois, responsable logistique de l’entreprise.

L’entrepôt d’IRIS, d’une superficie de 6 000 m² à Billy-Berclau, dans le nord de la France stocke plus de 9 000 références destinées aux de 300 clients qu’elle compte en Europe. IRIS a récemment mis en place le logiciel de gestion d’entrepôt Easy WMS de Mecalux en vue d’optimiser les processus et d’assurer un contrôle rigoureux des marchandises.

Avant, toutes les opérations étaient gérées manuellement. « Nous utilisions notre ERP pour organiser les tâches et suivre les marchandises. Les opérateurs saisissaient tous les jours les articles reçus et les commandes expédiées dans le système, ce qui entraînait un risque d’erreur élevé », explique Yves Courtois.

Face à l'élargissement du portefeuille clients d'IRIS et à l'accélération du rythme de travail dans leur entrepôt, l’entreprise a réalisé la nécessité de moderniser sa logistique pour maintenir un service de qualité. « Nous étions conscients que l’organisation des stocks pouvait être améliorée. Notre ERP n’était pas en mesure d’optimiser les emplacements de stockage, ce qui nous était essentiel pour fluidifier des opérations exigeantes telles que la préparation de commandes. Par ailleurs, nous devions assurer la traçabilité des produits de leur réception à leur expédition. Et pour cela, nous étions obligés d’installer un logiciel plus sophistiqué, axé sur la gestion logistique », raconte le responsable logistique.

Après avoir étudié différentes options, IRIS a choisi d’installer le logiciel de gestion Easy WMS pour un meilleur contrôle des stocks et une augmentation de la productivité de son entrepôt. « Nous avons opté pour la solution de Mecalux car nous avons jugé qu’elle correspondrait aux particularités de notre installation. Le système est évolutif, il s’adapte aux changements de notre activité, tels que la hausse des ventes ou l’intégration de nouvelles technologies par la suite », indique Yves Courtois.

Une des préoccupations d’IRIS était la mise en œuvre du logiciel. « C’est la simplicité et la rapidité d’implémentation du système qui nous ont vraiment convaincus. Nos opérateurs n’ont pas tardé à préparer les commandes en suivant les instructions d’Easy WMS », souligne Yves Courtois. L’équipe technique de Mecalux a étroitement coopéré avec IRIS afin de trouver la meilleure solution et de dissiper le moindre doute.

Logistique digitalisée

Easy WMS prend part à tous les processus qui se déroulent dans l’entrepôt d’IRIS, de la réception des marchandises des fournisseurs à la préparation et à l’expédition quotidienne de plus de 150 commandes en Europe.

« L’installation d’Easy WMS a été une avancée majeure pour notre logistique », souligne Yves Courtois. Après une brève formation, les opérateurs ont rapidement maîtrisé les différentes fonctionnalités du système et se sont familiarisés avec celui-ci. Grâce aux terminaux mobiles, ils suivent les instructions du logiciel, qui les guide pas à pas pour retrouver le matériel IT. « Notre équipe est très satisfaite du logiciel parce qu’il a simplifié son travail. La préparation des commandes est désormais beaucoup plus rapide », ajoute le responsable logistique.

Au niveau de la zone de réception, par exemple, les opérateurs ont constaté une nette amélioration. En effet, ils n’ont plus à saisir manuellement les produits reçus dans l’ERP. Il leur suffit de scanner le code-barres de la palette ou du colis à l’aide du terminal mobile, puis le système enregistre les références dans la base de données et leur attribue automatiquement un emplacement.

Pour ranger chaque article, Easy WMS tient compte de plusieurs variables dont la référence, le niveau de la demande ou encore son inclusion ou non à une commande existante. Le logiciel de Mecalux a été intégré à l’ERP d’IRIS, permettant aux deux systèmes de partager des informations utiles pour améliorer les performances de l'installation. Par exemple, l’ERP communique à Easy WMS les réceptions prévues dans l’entrepôt afin que celui-ci puisse les vérifier.

Une autre opération ayant connu un gain de productivité considérable grâce à Easy WMS est la préparation de commandes. « Les opérateurs ne perdent plus de temps à aller chercher le matériel IT dans l’entrepôt », déclare Yves Courtois. Ils sont aidés dans la préparation de chaque commande par le logiciel qui les guide en leur indiquant les articles à récupérer et leur emplacement exact. Il génère également des itinéraires optimaux pour minimiser les déplacements des opérateurs dans l’entrepôt.

« Avec une circulation organisée des flux de marchandises et des opérateurs, le contrôle des stocks est exhaustif. Le logiciel connaît ainsi en permanence l’emplacement précis de chaque produit, ce qui permet d’éviter les erreurs », indique Yves Courtois. La gestion avancée des stocks se traduit par des opérations beaucoup plus fluides.

Service personnalisé

Chez IRIS la personnalisation du matériel IT est au cœur de leur approche client. Lorsqu’un client commande du matériel IT, IRIS veille à ce que les équipements soient livrés avec des logiciels préinstallées, en tenant compte des besoins spécifiques de chaque département.

Pour parvenir à cette personnalisation, IRIS a mis en œuvre le logiciel Value-Added Services (VAS) ou services à valeur ajoutée. Il s’agit d’une extension d’Easy WMS dotée des fonctionnalités nécessaires au traitement personnalisé de chaque commande selon les exigences du client.

Au moment de la préparation des commandes, le logiciel VAS guide l’opérateur en lui indiquant si les produits qu’il a retirés des rayonnages nécessitent un traitement supplémentaire. Si c’est le cas, le logiciel précise où transférer le matériel afin de le configurer selon les spécifications du client avant son expédition.

VAS joue également un rôle crucial dans le processus de recyclage mis en place par IRIS. En effet, dans le cadre de son engagement en faveur de l’environnement, l’entreprise propose aussi la collecte et le traitement du matériel IT en fin de vie. Une fois les données éliminées en toute confidentialité, l’entreprise reprend et recycle les équipements informatiques pour leur donner une seconde vie. Pour cela, le logiciel envoie des instructions aux opérateurs sur le devenir de chaque produit, à savoir soit son transfert en déchèterie ou bien sa réparation. Grâce à la digitalisation, IRIS gère efficacement le matériel IT usagé et obsolète tout en respectant les réglementations en vigueur.

Des expéditions rapides et sous contrôle

« Nos expédition sont désormais beaucoup plus rapides et nous gagnons du temps. Il n’est plus nécessaire de générer et d’imprimer manuellement la documentation et les étiquettes pour les transporteurs, le logiciel le fait en toute autonomie », raconte Yves Courtois.

IRIS a intégré Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, une autre extension d’Easy WMS conçue pour optimiser les processus d’expéditions. Avec une précision sans faille, il supervise l’emballage, l’étiquetage et l’expédition éliminant tout risque d’erreur et garantissant une efficacité maximale.

En partenariat avec TNT et UPS, les transporteurs d'IRIS, cet outil a été intégré au logiciel pour automatiser la gestion des commandes. Cela a permis de simplifier le processus d’expédition : dès la finalisation d’une commande, Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs sélectionne le meilleur transporteur et communique avec lui pour obtenir les éléments nécessaires à la création, puis il procède à l’impression de l’étiquette et du numéro de suivi.

Grâce à cette synchronisation intelligente avec les transporteurs, le travail des opérateurs est grandement facilité. Ils gagnent en agilité et les livraisons sont accélérées. Dès l’arrivée des camions à l’entrepôt d’IRIS, ils n’ont plus qu’à charger les marchandises dans le camion pour leur livraison.

Une logistique en constante évolution

Chez IRIS, répondre efficacement aux besoins de ses clients implique une maîtrise totale de ses marchandises et une optimisation, sans cesse améliorée, de ses opérations. Consciente des enjeux d’un marché en perpétuelle évolution, l’entreprise s’est tournée vers la digitalisation pour dynamiser ses processus logistiques et s’adapter facilement aux changements. Ces dernières années ont été marquées par un développement significatif pour IRIS, l’amenant à se transformer et à repenser entièrement ses opérations.

« Grâce à une gestion logistique digitalisée, de nouvelles perspectives d'avenir émergent désormais, offrant des opportunités prometteuses. Cette année, pour soutenir notre croissance, nous prévoyons l’ouverture d’un nouvel entrepôt plus spacieux pour maintenir la qualité de service offerte à nos clients et profiter des nouvelles fonctionnalités du logiciel Mecalux », conclut Yves Courtois.

Easy WMS a véritablement révolutionné notre logistique. Grâce à ce logiciel performant, nous avons métamorphosé nos processus internes, gagnant ainsi en rapidité et en efficacité pour expédier nos marchandises. Si vous êtes une entreprise avec une activité logistique intense, je ne peux que vous recommander le logiciel Mecalux. Il a été un véritable atout pour IRIS.